Il seguente regolamento contiene le norme attuative per la vita sociale dell'Associazione Drupal Italia. Esso discende dallo statuto, che rimane il riferimento normativo fondamentale, e lo integra.
Nel seguito di questo regolamento verrà usata la dicitura “Associazione” per intendere l’Associazione Drupal Italia.
A cura del Consiglio Direttivo dell'Associazione Drupal Italia.
Approvato il 06-06-2010.
L'aspirante socio è tenuto ad accettare il contenuto dello statuto, del regolamento interno e a pagare la quota associativa annuale.
Questi documenti verranno forniti all'aspirante socio, in forma cartacea o elettronica, insieme al modulo di iscrizione.
L'aspirante socio deve compilare il modulo di iscrizione, preparato dal Consiglio Direttivo, nel quale riporterà i suoi dati personali, compreso l'indirizzo di posta elettronica, che verrà utilizzato per le comunicazioni ufficiali.
Il socio può richiedere la variazione dei dati al Segretario che provvede ad aggiornare il Registro degli Associati.
Nel modulo di iscrizione l'aspirante socio dichiarerà anche di conoscere ed accettare le norme statutarie e gli obblighi derivanti dalla condizione di socio e darà l'autorizzazione al trattamento dei dati personali.
Il modulo di iscrizione deve essere compilato sul sito web dell'Associazione oppure stampato, compilato e spedito per posta ordinaria alla sede dell'Associazione o consegnato direttamente ad un membro del Consiglio Direttivo.
Il Consiglio Direttivo, ricevuta la richiesta, ratifica, alla prima riunione utile, l'ammissione dei nuovi soci che abbiano fatto richiesta di iscrizione dall'ultima riunione effettuata dal Consiglio Direttivo stesso.
A decorrere dalla data in cui il Segretario iscrive l'aspirante socio nel Registro degli associati, questi viene considerato socio a tutti gli effetti con tutti i diritti e gli obblighi derivanti. Il socio deve, se non ha già provveduto, versare la prima quota associativa entro un mese dall'iscrizione nel Registro dei soci, secondo le modalità prescritte dallo statuto e da questo regolamento. Per i nuovi soci, chi presenterà la domanda di ammissione dall'1 Gennaio al 30 Settembre, avrà la propria quota in scadenza il 31 Dicembre dello stesso anno; chi invece presenterà la domanda dall'1 Ottobre fino al 31 Dicembre, avrà la propria quota in scadenza il 31 Dicembre dell'anno successivo.
Tutti i soci sostenitori, ad esclusione di quanti indicati all'art 1.3, possono richiedere lo stato di socio effettivo, tramite richiesta scritta inviata al Consiglio Direttivo. Il socio effettivo ha le caratteristiche e il ruolo descritti nell'art. 4 dello Statuto dell'Associazione.
Ricevuta la richiesta, il Consiglio Direttivo deve valutare se non sussistano incompatibilità tra le attività conosciute dell'aspirante socio effettivo e gli scopi dell'Associazione.
In caso di riscontro positivo il Consiglio Direttivo propone all'assemblea di votare l'accettazione del richiedente come Socio Effettivo.
Il Consiglio Direttivo invia all'aspirante socio effettivo una comunicazione scritta che risponde positivamente o negativamente alla richiesta, in funzione dei risultati della votazione dell'Assemblea.
In caso di accettazione della richiesta, il socio acquisisce lo stato di socio effettivo, con i compiti e i diritti descritti nell'art. 4 dello Statuto e viene inserito dal Segretario nell'elenco dei soci effettivi.
Le persone giuridiche possono iscriversi all'Associazione solo come soci sostenitori; queste dovranno nominare un rappresentante che parteciperà alle assemblee in nome dell'ente che rappresenta.
Il modulo di iscrizione delle persone giuridiche deve contenere l'indicazione di ragione sociale, partita IVA, sede sociale, breve descrizione dell'attività svolta, indirizzo di posta elettronica, nonché l'indicazione del rappresentante designato dall'ente (nome, cognome, indirizzo di residenza e indirizzo di posta elettronica, che verrà utilizzato per le comunicazioni ufficiali).
L'iscrizione deve essere rinnovata ogni anno tramite il pagamento della quota sociale stabilita per quell’anno dal Consiglio Direttivo (art. 2.1).
La proposta di esclusione può essere fatta da un qualunque consigliere e viene messa all'ordine del giorno della prima riunione utile. Dell'apertura di qualsiasi procedimento di esclusione deve essere data immediatamente comunicazione scritta all'interessato.
La decisione dell'esclusione di un socio viene presa con delibera a maggioranza qualificata dei ¾ dei consiglieri.
L’Associazione si riserva la possibilità di raccogliere le domande di iscrizione anche durante eventi e manifestazioni nelle quali verrà predisposto un punto di raccolta dei moduli di richiesta, che seguiranno comunque la stessa disciplina delle domande ordinarie.
La quota associativa deve essere corrisposta da tutti i soci che rinnovano l'iscrizione, entro il 31 Gennaio dell'anno solare in corso.
L'ammontare della quota associativa viene deciso di anno in anno dal Consiglio Direttivo alla prima riunione utile e può essere decisa una quota diversa per ogni tipologia di socio.
La quota sociale per l'anno 2010 viene stabilita in 10€.
L’ammontare della quota associativa viene anche pubblicato nel sito web dell’Associazione.
La quota sociale per gli anni 2010-2011 dei soci fondatori viene considerata già versata con il pagamento delle spese di costituzione. Per gli anni successivi si segue la disciplina dei soci effettivi.
Prima dell’inizio di ogni assemblea viene nominato un segretario per l’assemblea che si occupa di redigere il verbale. Il Presidente propone un segretario da sottoporre al voto dell'assemblea.
Sono previste due modalità di voto:
Si vota con modalità palese per l'approvazione dei bilanci e delle mozioni.
Il Presidente si riserva di decidere quale modalità adottare per le decisioni assembleari negli altri casi.
Una copia del verbale, firmato dal segretario e dal Presidente, viene conservato in archivio nella sede sociale dell'Associazione.
Un estratto del verbale di ogni assemblea viene pubblicato nel sito web dell’Associazione a disposizione dei soci.
Le riunioni per via telematica verranno effettuate tramite i sistemi informatici che il Consiglio Direttivo riterrà opportuni.
I log delle conversazioni vengono registrati e mantenuti dal segretario. Il verbale steso durante le riunioni dal segretario deve essere firmato dal Presidente e riportato in forma cartacea nell'archivio dell'Associazione.
Le spese che i soci sostengono nello svolgimento delle proprie funzioni devono essere preventivamente autorizzate dal Consiglio Direttivo.
Sono rimborsabili tutte le spese previste dal Consiglio Direttivo, per le quali venga prodotta la seguente documentazione dal socio richiedente:
Per usufruire del rimborso spese, gli aventi diritto dovranno presentare al Consiglio Direttivo il modulo di rimborso spese (preparato dal Consiglio Direttivo) con allegate le eventuali fatture intestate all'Associazione e la documentazione necessaria.
Il modulo di rimborso spese e tutti gli allegati saranno conservati per il tempo previsto dalla legge dal Segretario per il resoconto annuale e per tutte le verifiche necessarie.
Eventuali controversie che dovessero insorgere tra gli aventi diritto e il Consiglio Direttivo, dovranno essere discusse dallo stesso.
La gestione della cassa è a cura del Segretario. Questi conserva un registro delle entrate e delle uscite, con le relative documentazioni. La prima settimana di ogni semestre, il Segretario invia un rendiconto ai membri del Consiglio Direttivo. E' sufficiente che il rendiconto contenga il totale delle entrate e delle uscite e l'ammontare del fondo cassa.
L'Associazione si riserva di stipulare accordi di sponsorizzazione con aziende o enti pubblici o privati, per eventi occasionali o in modo continuativo. La somma delle donazioni, elargite in cambio di spazio pubblicitario in eventi e manifestazioni (fisico o virtuale) o di spazio espositivo presso gli spazi dell'Associazione, sarà contrattata volta per volta dal Consiglio Direttivo.
Nella sede sociale vengono conservati i documenti associativi, il registro degli associati, i verbali delle Assemblee dei soci e delle riunioni del Consiglio Direttivo, la documentazione dei rimborsi spese e delle spese dell'Associazione e i bilanci dell'Associazione e tutti i documenti prodotti dall'Assemblea e dal Consiglio Direttivo.
Il Programma delle Attività viene redatto dal Consiglio Direttivo e presentato all'Assemblea dei soci.
Il Programma delle Attività contiene un elenco di iniziative, progetti, eventi e collaborazioni da realizzare durante l'anno. In esso sono contenute anche le proposte di commissioni di lavoro per razionalizzare il lavoro ed organizzare meglio gli interventi.
Il programma non è rigido, quindi le attività previste e le commissioni istituite possono essere integrate durante l'anno.
Le mailing list sono il mezzo principale attraverso il quale vengono fatte le comunicazioni ai i soci.
Il Consiglio Direttivo gestisce una mailing list di sola distribuzione per l'invio di convocazioni e altre comunicazioni riservate ai soci.
Sono attivi degli indirizzi email istituzionali:
Il sito web è uno degli strumenti principali con cui l'Associazione intende pubblicizzare la sua azione e tenere contatti con i soci. E' cura del Consiglio Direttivo o di membri opportunamente designati da esso gestire ed aggiornare i contenuti del sito internet dell'Associazione, all'indirizzo http://associazionedrupalitalia.it.
Il registro degli associati viene conservato in ossequio alle vigenti normative sul trattamento e la tutela dei dati personali dal Segretario.
Il titolare del trattamento è l'Associazione nella persona del legale rappresentante (presidente).
I dati personali dei soci saranno conservati e trattati esclusivamente per uso interno e non verranno forniti a terze parti in alcun caso, ad eccezione delle Pubbliche Autorità alle quali, su richiesta, dovranno essere forniti tali dati per gli scopi previsti dalla legge.
I soci, nello svolgimento della loro attività per l'Associazione, possono adottare il marchio dell'Associazione, riportato qui di seguito:
I soci che vogliono usare il badge dell'associazione, devono utilizzare i modelli che verranno preparati dal Consiglio Direttivo; deve essere comunque sempre associato alla dicitura "Socio sostenitore dell'Associazione Drupal Italia" o "Socio effettivo dell'Associazione Drupal Italia".
Per il pagamento delle quote sociali e per donazioni ed altri conferimenti finanziati all'Associazione si deve usare il conto corrente bancario del quale vengono riportati i riferimenti necessari:
Unicredit Banca IBAN: IT 79 F 02008 31140 000100989636
intestato a “Associazione Drupal Italia”.
Il Consiglio Direttivo può modificare questo regolamento con delibera a maggioranza qualificata dei tre quarti (3/4) dei consiglieri.